Qué es el Arqueo de Caja y Ejemplos

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Qué es el Arqueo de Caja y Ejemplos
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El arqueo de caja se realiza por tres motivos, primero para determinar si los saldos contables y los saldos operativos de la caja cuadran, otro de los motivos es para disuadir al cajero de tomar dinero prestado de la caja, pues el arqueo siempre se realiza sin precio aviso y puede ser cualquier día a cualquier hora y tercero para determinar si los controles operativos aplicados a las caja sirven para llevar un registro contable correcto.

El arqueo de caja se considera como el análisis de las transacciones de efectivo en un cierto momento determinado con el objetivo de poder comprobar si se puede contabilizar el efectivo recibido y si el saldo corresponde con lo que se encuentra de manera física en la caja, en cheques o en vales. Además también sirve para saber cuáles son los controles internos que se están llevando adecuadamente.
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Quienes efectúan el arqueo de caja son los supervisores o contralores en fechas no previstas por el cajero, es decir son fechas aleatorias en las que el arqueo se hace. Es frecuente que aparezcan faltantes o sobrantes con respecto a la cuenta y estas diferencias se hacen contables en la cuenta denominada diferencias de caja.

¿Qué es el arqueo de caja?

Es mediante el arqueo de caja que se valida que los asientos contables correspondan con el inventario físico del dinero que posee la caja; este registro no solo se da en la cantidad que debe de poseer, sino también en el tipo de documentos que los conforman, como puede ser dinero en efectivo, váuchers por pago con tarjeta, cheques, notas de crédito, y cualquier tipo de documento que sirva para realizar una transacción en la caja.

En el arqueo de caja los saldos en la caja deben de corresponder con los saldos registrados en la contabilidad, en todos y cada uno de sus rubros. No siempre el saldo de la caja corresponde con el saldo contable, pueden existir ciertas diferencias debido a las operaciones realizadas entre el último registro contable y el momento en que se realiza el arqueo de la caja.

En una empresa la operación de la caja es considerada una operación de alto riesgo financiero debido a que se maneja dinero en efectivo o documentos que representan efectivo, tales como cheques notas de crédito y débito, váuchers, etcétera.

Una mala operación puede crear un quebranto si no se detecta oportunamente, y una mala operación de la caja puede ser llevada a cabo de forma voluntaria o involuntaria por parte del cajero. El arqueo de caja es el mecanismo que tienen las empresas para evitar, o en su defecto, detectar errores en la operación de la caja para evitar que el error continúe y poder tomar las medidas pertinentes para impedir un quebranto a la empresa.

El arqueo de caja.

Por supuesto en el arqueo de caja se le cargan los faltantes como pérdida al cajero y se elaboran los sobrantes como ingresos.

Los arqueos de caja están sometidos continuamente a un riesgo especial cuidando las continuas entradas y salidas del dinero, es imposible en ocasiones no llegar a equivocarse puesto que el dinero que sale y entra en ocasiones produce un descontrol.

En relación a la caja es necesario que haya un control especial sobre los movimientos y que se realicen de manera periódica lo cual consiste en el recuento físico del dinero en existencia y compararlo con el saldo de la caja al vendedor.

El arqueo de caja también incluye los vales de caja que aunque no son dinero son justificables, puesto que son gastos o préstamos que se deben contabilizar como lo que son y no como caja.

¿Cómo se hace el arqueo de caja?

El arqueo de caja es una operación muy común en las empresas y es una operación no planificada. El contador o el auditor de la empresa pueden decidir en cualquier momento realizar un arqueo de caja para ver cómo se encuentran las operaciones y el efectivo; incluso puede realizarse más de una vez en el mismo día.

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La persona encargada de realizar el arqueo de caja primeramente debe de obtener los saldos contables de la caja, así como un reporte de las operaciones del día para poder determinar el saldo actual que debe de tener la caja, con esa información se presenta físicamente en la caja y la cierra para evitar que haya más operaciones que puedan alterar los resultados.

Ejemplos de arqueo de caja.

A continuación podrás conocer los diferentes ejemplos del arqueo de caja reales, los cuales a han sido sometidos a prueba y por supuesto se han encontrado errores lo cual indica que nadie es perfecto y en el arqueo de caja siempre se encontrarán faltantes o sobrantes.

La caja es la suma de los diversos comprobantes de ingresos y por supuesto el efectivo ya sea igual al total del fondo que ha sido asignado en la caja chica, pero existen casos en los que los supervisores harán esto y para ello es importante que el cajero siempre esté sacando cuentas correctas y no haya faltantes o sobrantes en su caja.

Los auditores o ejecutivos son los encargados de realizar esto y por lo tanto deben tener conocimiento pleno y verificar correctamente cómo se lleva a cabo el arqueo de caja para obtener así los resultados correctos y no equivocarse o bien quedar atorados por algún problema o situación que no entiendan.

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Para que se efectúe el arqueo se observan las normas y los procedimientos que se utilizan, así como las práctica de auditoría para así realizar un fundamento correcto del arqueo de caja, además debe ser realizado por un funcionario contable o por una persona que tenga conocimiento en la materia.

Cualquier diferencia encontrada deberá ser justificada o cubierta de inmediato sin ningún prejuicio, ya que de lo contrario se deberán aplicar sanciones civiles o administrativas.

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